Ferramenta de gestão jurídica

Gerador de POP para Escritórios de Advocacia

Crie, revise, edite e exporte procedimentos operacionais padrão para organizar a rotina do escritório.

O que é um POP

POP — Procedimento Operacional Padrão — é um documento que descreve quem faz, como faz, quando faz, com qual critério e o que fazer diante de exceções em uma rotina que se repete no escritório.

“Um POP não serve para engessar o escritório. Ele serve para garantir que uma rotina importante não dependa da memória, do improviso ou da disponibilidade de uma única pessoa.”

Por que ele importa

Recupera tempoElimina a decisão repetida sobre como executar a mesma rotina.
Viabiliza delegaçãoPermite transferir tarefas sem perda de qualidade.
Reduz erroDeixa etapas, responsáveis e pontos de controle explícitos.
Sustenta crescimentoPermite que o escritório cresça sem escalar o caos.
Treina a equipeTransforma conhecimento oral em padrão documentado.
Atenção: esta ferramenta gera uma estrutura gerencial e operacional. O conteúdo deve ser revisado pelo advogado ou gestor responsável antes de ser adotado oficialmente no escritório.

Como a ferramenta funciona

Vários POPs ao mesmo tempoCada procedimento da sua lista tem o próprio POP, com o próprio progresso. Nada de um sobrescrever o outro.
Salvar por etapaCada etapa tem seu botão “Salvar etapa”. O que foi salvo fica guardado e espera você voltar.
Gerar só no fimO documento é montado quando as nove etapas estiverem prontas, e só então vem a validação com a equipe.
Sobre os exemplos: dentro de cada etapa existe um painel “Exemplo” que pode ser aberto para consulta. Ele é apenas ilustrativo e nunca preenche os seus campos.

Painel dos procedimentos

Cada linha é um procedimento com o seu próprio POP. Você pode ter vários em andamento ao mesmo tempo: o progresso de cada um fica guardado até a conclusão e a revisão.

Adicionar procedimento

Em andamento

ProcedimentoÁreaPrioridadeSituaçãoProgressoParou emÚltima ediçãoAções

“Continuar” abre o POP na etapa em que você parou. O POP aberto no momento aparece destacado.

Exemplos de POPs essenciais

Rotinas que costumam ser críticas em escritórios de advocacia. Adicione as que fizerem sentido para a sua realidade.

POP sugeridoDo que trata
Etapa 1 de 9

Escolha o procedimento

Completude do POP: 0%0 camposAlterações não salvas
Antes de escrever um POP, escolha uma rotina comum, relevante e crítica. Não comece pelo procedimento mais complexo do escritório. Comece por uma rotina que se repete muito e que, quando falha, gera retrabalho, risco, perda de prazo, ruído com cliente ou dependência excessiva do advogado.
Etapa 1 — escolha do procedimento
Este nome identifica o procedimento no painel.
Nem tudo precisa virar POP. Para evitar excesso de burocracia, documente quando o processo atender a pelo menos 2 dos 3 critérios objetivos.
Etapa 2 — validação dos critérios
Marque os critérios acima para validar se este procedimento precisa virar POP.
Não escreva primeiro a versão ideal. Antes de melhorar, você precisa enxergar a realidade. Converse com quem executa hoje, observe a prática real e registre o fluxo como ele acontece, não como deveria acontecer.
Etapa 3 — prática atual
Agora descreva o procedimento atual em etapas. Não tente corrigir ainda. Essa fase é uma fotografia da operação real. Use as setas para reordenar e o botão “Inserir etapa abaixo” quando lembrar de um passo intermediário: a numeração se ajusta sozinha.
Etapa 4 — fluxo atual descrito em passos
Depois de descrever o fluxo real, analise onde ele falha. Um POP não deve apenas formalizar o caos. Ele deve transformar uma rotina importante em um procedimento mais claro, seguro e replicável.
Etapa 5 — análise crítica preenchida
Marque apenas o que acontece no seu escritório. Nada vem marcado: as respostas são suas. Ao marcar um item, abre-se um campo de comentário opcional, para registrar onde e como o problema aparece.
Agora sim, redesenhe o procedimento. A versão ideal não precisa ser perfeita. Ela precisa ser melhor, mais clara, mais segura e possível de executar na realidade atual do escritório.
Etapa 6 — redesenho e etapas ideais

Versão redesenhada do procedimento

Estas etapas alimentam o procedimento detalhado e o fluxo macro do documento final. Reordene com as setas e insira passos intermediários sem apagar o que já escreveu.

Esta etapa reúne os elementos formais do POP. Os blocos marcados como Revisão trazem o que você já escreveu nas etapas anteriores, para conferência. Os blocos marcados como Novo só existem aqui.
Etapa 7 — elementos formais preenchidos

Título Revisão

Identificação clara da rotina que será padronizada.

Objetivo Novo

Resultado que o procedimento deve garantir e risco que ele busca evitar.

Escopo Novo

Quando, para quem e em quais situações o POP deve ser aplicado.

Definições e critérios Novo

Termos, situações e critérios que todos precisam entender da mesma forma. Termos frequentes: documentação completa, prazo interno, tarefa concluída, cliente ativo, caso urgente, intimação crítica, providência necessária.

Responsabilidades Novo

Papéis de execução, revisão, aprovação e comunicação definidos por função, não por nome de pessoa.

Procedimento detalhado Revisão

Passo a passo numerado, com prazos, pontos de controle e exceções previstas. Vem da versão redesenhada da etapa 6. Para alterar, volte à etapa 6 ou edite o documento final na aba POP Gerado.
EtapaDescriçãoResponsávelPrazo internoPonto de controleExceção prevista

Fluxo macro Revisão

Mapa da rotina, do gatilho inicial ao encerramento, em sequência com setas.

Referências internas Novo

Normas, manuais, sistemas, modelos e políticas internas usados como base.

Anexos operacionais Novo

Materiais de apoio necessários para executar o POP.

Controle de revisões Novo

Histórico de versões, data de alteração, responsável e próxima revisão.
Um POP criado sem ouvir quem executa tende a virar documento de gaveta. Aqui você planeja essa conversa: quem valida, quando e o que precisa ser conferido.
Etapa 8 — planejamento da validação
Onde fica o checklist de validação: ele foi movido para a aba POP Gerado, logo abaixo do documento. A conferência item a item só faz sentido com o texto pronto na tela, ao lado de quem executa a rotina. Lá, o checklist tem consequência: enquanto houver item não marcado, o POP não pode ser classificado como aprovado ou implantado.
POP não termina quando é escrito. Ele começa a funcionar quando é usado.
Etapa 9 — plano de implantação

Indicador de sucesso

O indicador entra no item 11 do documento gerado (Plano de implantação) e é o que você vai conferir na data da próxima revisão do POP. Sem indicador, não há como saber se a padronização funcionou.
Clique em uma sugestão para acrescentá-la ao campo. Depois ajuste com as palavras do seu escritório.
Etapas concluídas. Salve esta etapa e clique em “Gerar POP” para montar o documento final.

Documento do POP

O documento é montado a partir das etapas salvas. Depois de gerado, ele pode ser editado diretamente no texto abaixo.

Exportar

Para salvar em PDF, use “Imprimir ou salvar em PDF” e, na caixa do navegador, escolha “Salvar como PDF”.

A cópia de segurança gera um arquivo .json com todos os procedimentos e etapas salvas. Guarde-o se for trocar de computador ou limpar o navegador.

Validação com quem executa

Revise o documento acima ao lado da pessoa ou equipe que executa a rotina e marque cada item conferido. Enquanto houver item pendente, o POP permanece como rascunho ou em revisão: os status “aprovado” e “implantado” só ficam disponíveis com todos os itens marcados.

Situação deste POP: Rascunho

A situação aparece também no painel de procedimentos.

Gerenciar este POP

Duplicar cria um novo procedimento na lista com o mesmo conteúdo, sem alterar o atual. Criar novo abre outro POP, mantendo todos os que já estão em andamento.